Cele mai frecvente 5 greșeli la folosirea semnăturii electronice

Utilizarea semnăturii electronice aduce mari avantaje – eficiență, legalitate, costuri reduse – dar și riscuri sau erori dacă nu sunt cunoscute regulile. Mai jos găsești cinci greșeli pe care le-am identificat, pe baza legislației românești şi a bunelor practici internaționale, plus sugestii clare ca să le eviţi.

1. Folosirea unui tip de semnătură necorespunzător contextului legal

Multe organizații nu verifică dacă semnătura electronică pe care o folosesc este „avansată” sau „calificată”. În România, doar semnătura calificată are echivalent legal deplin cu semnătura olografă, pentru toate actele care cer formă scrisă.

Dacă semnătura folosită este doar avansată sau simplă, documentele pot fi contestate sau respinse de instituții care cer expres un certificat calificat.

2. Identificarea și autentificarea incompletă sau inadecvată

Una dintre sursele majore de eroare este procedura de verificare a identităţii. Dacă procesul nu respectă cerințele: identificare video, verificarea actului de identitate, validarea datelor personale, atunci semnătura nu îţi va oferi protecția legală dorită.

De exemplu, unele soluții permit doar încărcarea actului de identitate fără verificare în timp real, ceea ce deschide oportunități pentru uzurpare de identitate sau fraudă.

3. Nerespectarea standardelor de securitate sau infrastructurii tehnice

Chiar dacă semnătura este legală, dacă nu este creată sau stocată într-un mediu securizat – cu criptare adecvată, protecție a cheilor private, sisteme anti-manipulare – există riscul accesului neautorizat sau al problemelor de audit.

Alte greşeli: lipsa autentificării cu doi factori, folosirea de software învechit, dependența de tokenuri defecte / învechite sau sisteme incompatibile cu anumite browsere sau platforme.

4. Lipsa verificărilor înainte de semnare și arhivarea incorectă

Greşeala apare când documentele nu sunt verificate în detaliu (erori de text, date incorecte, versiune greșită) înainte de semnare, astfel încât semnătura sigilează greșelile. După semnare, puține erori mai pot fi corectate.

De asemenea, păstrarea documentelor semnate trebuie să respecte cerințe de arhivare: format stabil, metadate clare și posibilitatea verificării semnăturii pe termen lung.

5. Neglijarea compatibilității și acceptării oficiale

Unii utilizatori cred că odată semnat un document electronic, acesta va fi acceptat automat de toate instituțiile. Nu e aşa: instituțiile publice, partenerii comerciali și instanțele solicită adesea doar semnături calificate sau anumite formate recunoscute (de ex. PDF semnat cu certificat calificat).

Dacă nu verifici compatibilitatea și recunoașterea legală a soluției folosite, există riscul ca documentele să nu fie admise în fața autorităților.

Cum eviți aceste greșeli în practică

Prevenirea problemelor legate de semnătura electronică nu este complicată, dar presupune câțiva pași simpli și consecvenți:

• Informează-te corect – verifică tipul de semnătură necesar pentru fiecare document (calificată, avansată sau simplă).
  
• Alege furnizori autorizați – doar aceștia pot garanta recunoașterea legală a documentelor semnate.
  
• Asigură-te că ai suport tehnic – compatibilitatea cu diferite sisteme și asistența în caz de erori contează enorm.
  
• Implementă politici interne – desemnează persoane responsabile pentru emiterea, reînnoirea și gestionarea certificatelor.
  
• Testează periodic – verifică semnăturile pe platforme de validare pentru a confirma că sunt recunoscute.
  

Aceste măsuri simple ajută orice companie sau profesionist să transforme semnătura electronică într-un instrument sigur, rapid și eficient, evitând riscurile menționate anterior.

Pe scurt

Semnătura electronică este un instrument puternic, dar pentru a fi cu adevărat eficientă trebuie folosită corect și responsabil. Cele mai frecvente greșeli – de la alegerea tipului nepotrivit până la lipsa verificărilor sau uitarea reînnoirii – pot fi prevenite printr-o minimă atenție la detalii și prin implementarea unor proceduri interne clare.

O soluție completă, precum AMC Sign – solutii de semnare electronica online, îți oferă încrederea că fiecare document semnat este valid, recunoscut legal și pregătit să susțină creșterea afacerii tale!

Bibliografie

1. Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS)
2. Legea nr. 214/2024 privind semnătura electronică în România

Autoritatea pentru Digitalizarea României – Lista furnizorilor calificați